Jednolity Plik Kontrolny to rozwiązanie mające służyć zarówno przedsiębiorcy, jak i organom kontroli. Przemawia za nim prosta idea, a mianowicie dostarczenie pewnego wzoru elektronicznej księgowości. Taki powszechnie obowiązujący standard przekładać się ma z jednej strony na zwiększoną przejrzystość i jasno określone wymogi dla dokumentacji transakcji i innych operacji, a z drugiej strony umożliwiać państwowym jednostkom szybsze zapoznanie się ze sprawozdaniami i wyłapanie ewentualnych nieprawidłowości.
Sama koncepcja została po raz pierwszy zastosowana w Portugalii, jednakże jej użyteczność szybko doprowadziła do tego, że inne państwa Unii Europejskiej zaadaptowały ją na swoje potrzeby. Nie ma w tym niczego dziwnego, ponieważ ułatwia ona wykrywanie prób oszustw podatkowych, a także szybciej pozwala stwierdzić prawidłowość dokumentacji lub wręcz przeciwnie, jej niedociągnięcia. W polskim systemie administracyjnym Jednolity Plik Kontrolny zadebiutował w modyfikacji ustawy o Ordynacji Podatkowej z 10 września 2015 roku.
Założenie skuteczności Jednolitego Pliku Kontrolnego opiera się na podstawie w postaci metod prowadzenia księgowości – praktycznie każdy przedsiębiorca w celu jej prowadzenia korzysta z rozmaitych programów. Mogą być mniej lub bardziej złożone – co zazwyczaj podyktowane jest skalą działalności – jednakże wszystkie opierają się na cyfryzacji danych i generowaniu faktur za pomocą przewidzianych przez twórcę oprogramowania szablonów. Skoro to powszechny sposób zapanowania nad rozliczeniami w swojej firmie, to czemu nie wykorzystać go ku temu, aby usprawnić działanie jednostek kontroli?
Zebrane w systemach księgowości dane na potrzeby Jednolitego Pliku Kontrolnego będą konwertowane do formatu XML. Bezpośredni eksport danych sprawi, że organy otrzymają jasny wykaz zachodzących operacji. Ma to dwojakie konsekwencje – po pierwsze pozwala na wykrycie luk, a zwłaszcza pustych faktur, bez konieczności ścisłego rewidowania danych. Po drugie, jeżeli dostarczony plik XML nie budzi większych zastrzeżeń, to organ może odstąpić od kontroli. Jak widać rzetelne podejście do księgowości w nowych realiach przynosi ewidentne korzyści.
Na ten moment zobowiązani do stosowania Jednolitego Pliku Kontrolnego są jedynie duzi przedsiębiorcy (których obrót netto przekracza przynajmniej 50 milionów euro, a liczba zatrudnionych pracowników 250 osób), natomiast przedsiębiorstwa o mniejszej skali same decydują o tym, czy chcą korzystać z tego rozwiązania. Od lipca 2018 stanie się to ich obowiązkiem, jednak już teraz forma ta może być poczytywana za korzystną ze względu na wyliczone pozytywne aspekty. Dodać do nich można także z perspektywy samego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą płynniejszych audyt czy brak konieczności tworzenia oraz przechowywania papierowych kopii, których nagromadzenie na przestrzeni lat prowadzi do trudności związanych z ich katalogowaniem oraz umieszczaniem na mniejszej przestrzeni.
Co ważne, samo obsługiwanie plików XML nie należy do skomplikowanych zadań wymagających zatrudniania osób odpowiedzialnych za administrowanie tymże systemem. Sam potrzebny program, wraz z szeregiem instrukcji, został udostępniony przez Ministerstwo Finansów na rządowej stronie. Złożoności aplikacji podoła więc każda księgowa.
Aby zapewnić przekonanie o zgodności danych z rzeczywistością, plik opatrzony musi być bezpiecznym elektronicznym podpisem, który jednak nie stanowi odstępstwa od metody powszechnie występującej już w obrocie prawnym. Dobrze też mieć świadomość tego, że w przypadku trwania kontroli skarbowej nie jesteśmy zobowiązani do raportowania wszystkich informacji za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego – organ będzie też respektował treść zapisaną na płytach CD czy dyskach przenośnych typu pendrive.
Dobrze też mieć świadomość tego, że choć Jednolity Plik Kontrolny służy przede wszystkim wykrywaniu nieprawidłowości, to jednak pozostawiono nam pewien margines błędu – jeżeli uświadomimy sobie błąd w wysłanym już pliku, to istnieje możliwość sporządzenia i wysłania korekty.
Na koniec warto wyszczególnić elementy, które podlegają kontroli w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego. Są to kolejno:
– księgi rachunkowe;
– wyciąg bankowy;
– magazyn;
– ewidencje zakupu i sprzedaży VAT;
– faktura VAT;
– podatkowa księga przychodów i dochodów;
– ewidencja przychodów (ryczałt).
Wymienione struktury nie są jednak jedynymi, które będą działać w zakresie opisywanej regulacji. Wraz z upływem kolejnych miesięcy prawdopodobne jest dodanie kolejnych elementów – wszystko to zależne będzie najpewniej od sprawności w koordynowaniu obsługi ze strony organów państwowych.
Jakkolwiek Jednolity Plik Kontrolny mógł wzbudzać przy pierwszych zapowiedziach pewne emocje jako nieznany format, to nie ma zbytnich powodów ku temu, aby podchodzić do niego z nieufnością. To rozwiązanie sprawdzone w państwach unijnych, które przyniosło korzyści nie tylko budżetom krajowym, ale też umożliwiło uporządkowanie własnej księgowości i szybszy przebieg wymiany informacji w zakresie obowiązków podatkowych. Do tego prawidłowo wypełniony plik XML zmniejsza szansę na dezorganizującą pracę kontrolę – słowem, nie ma powodów do krytykowania rozwiązania.
SZYMON BOKOTA
B2B TAX BANACH PIETRZAK SP. Z O.O.
email: biuro@b2btax.pl
